この記事では大学生がインターンシップに行く前に知っておくべきことについてまとめています。
こちらの記事は『大学生がインターンシップに行く前に知っておくべきこと【１】』の続きです。↓
大学生がインターンシップに参加する目的は様々だと思いますが、中には「就活で有利になるため」、
「企業に少しでも自分の存在をアピールしに行くため」という目的を持っている大学生もいると思います。
この記事ではそんな大学生に向けて、身につけておくだけで他の学生よりもワンランク上の振る舞いができるビジネスマナーについてまとめています。
読んでいるのと読んでいないのとでは、インターンシップで活躍できる振れ幅全く違いますので、
もしもあなたがインターンシップで企業にアピールしたいと考えているのでしたら、最後まで読み通してみてください。
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これだけは覚えておきたいビジネス用語【厳選】
今回はビジネスの場で使う言葉をまとめてみました。よく使うものを厳選したので、これだけは覚えておきましょう！
厳選ビジネス用語
タイミングを示すとき
「この度」「間もなく」「以前」「先ほど」「後ほど」「ただいま」「さっそく」「本日」「昨日」「明日」
肯定するとき
「かしこまりました。」「承知しました。」
否定するとき
「いたしかねます。」「わかりかねます。」
謝罪するとき
「申し訳ございませんでした。」「失礼いたしました。」
依頼するとき
「お手数おかけいたします。」
待たせたとき
「お待たせいたしました。」
方向を示すとき
「こちら」「あちら」「そちら」「どちら」
同意するとき
「そうですね」「もちろんです」
感嘆するとき
「本当ですか」「なるほど」
確認するとき
「それは～ということですね。」
感謝するとき
「ありがとうございます」「恐れ入ります」
電話対応のビジネス用語
電話取り次ぎのとき
「はい、～社でございます。」「いつもお世話になっております。」
「失礼ですが、どちら様でしょうか？」
名指し人に取り次ぐとき
「～課の～ですね。少々お待ちください」
名指し人がいないとき
「あいにく～は席をはずしております。戻りましたら、こちらからご連絡を差し上げるようにいたしましょうか？」
会話で使う言葉
敬語を意識する
会話の中では敬語を織り交ぜて話さなければならないことがあります。
よく使う言葉をピックアップしてみたので押さえておきましょう。
「おっしゃる」「申し上げる」「申す」
「召し上がる」「いただく」
「いらっしゃる」「おる」
「なさる」「いたす」
「いらっしゃる」「うかがう」「参る」
「ご覧になる」「拝見する」
まとめ
今回はビジネス用語をまとめさせていただきましたがいかがでしたか、普通の言い方とは違うので慣れないかもしれませんね。
日頃からこの言葉を使い続けるだけで必ず定着するので、使うようにしましょう。
また、ビジネス用語を使うだけで、仕事ができる人だと思われるので、早いうちから覚えておきましょう。
忘れてはいけない職場でのスマートフォン利用マナー
私もそうですが、現代の人は常に、スマートフォンを所持していてどんな時でも利用することができます。
そして、最近は歩きスマホであったり、車中電話などスマートフォンの使用で、問題が生まれてきました。
いつの間にか普及してしまったスマートフォンですが、職場で利用する際には気をつけておきたいポイントがあります。
ということで、今回はスマートフォンのマナーについてまとめてみました。
スマートフォンの利用マナーを学ぶ
勤務時間中はマナーモードにしておく
通知音がしたり、電話のコールが聞こえると集中力がなくなりますし、深いになりますよね。なので、マナーモードにしておき、
音が出ないようにもしくは聞こえないぐらいの消音にしておきましょう。
会社から配られた携帯電話の場合はその逆です。常に、対応できるように設定しておきましょう。
公共の場であったり、上司と会うとき、また会議のときには電話を必ず切って、失礼のないようにすることも大切です。
プライベートな利用をしない
職場でプライベートな利用をしてはいけません。これは当たり前のことですが、最近は職場なのに平気で私事をしている人がいます。
これは、職場という空気が乱れてしまうのでやめましょう。
私事は休憩時間にすれば、問題ないはずです。勤務時間は仕事に集中してメリハリをつけるようにしましょう。
迷惑のかからない場所で使う
会社でも道路であっても、人が大勢通る場所で使用してはいけません。このような場所で使用すると、トラブルになったり、怪我してしまう恐れもあります。
なので、端によって使うか、広い場所に出てから使うようにしましょう。
また、訪問先や店で使う場合は、できれば廊下や外に出てから使うようにしましょう。
通話の際には話題に気をつける
社外で利用する際には、話題に気をつけなければいけません。会社の重要な情報を周りの人に聞かれ、情報が流出してしまうおそれがあります。
なので、重要な件については社内の固定電話を使うようにしましょう。
たとえ、重要な話でない時でも、話題には気をつけましょう。
社会人として相応しい会話をし、大人の自覚をもって利用します。中には他人の会話を聞くだけで不快になったり、マナーが身についてないと判断する人もいることを忘れないように。
電話するときは場所に配慮する
病院や図書館などの公共の場所で通話してはいけません。また、周囲がうるさいような場所でも通話は避けるべきです。
相手に不快感を与えてしまいますし、聞き取りづらくて会話にならないことでしょう。
それから、電車の中やバスの中で電話がかかってきた場合は、「今車内なので、のちほどかけ直します。」と断って切り、降りてからかけ直すようにしましょう。
着信音は控えめな音にしておく
ビジネスで利用するスマートフォンの着信音、通知音は控えめな音にしておきましょう。
プライベートで着メロを利用するのは良いですが、職場では良くありません。
ビジネスの場に相応しい一般的なコール音にしておけば十分です。
メールを送るときは誤字脱字に注意する
メールを打つときには気をつけましょう。ひとつのメールでトラブルになる可能性もありますし、
字が間違えていると、信頼がなくなります。
文章ができたら、一度誤字脱字の確認と、内容の再確認、送る相手の確認などしっかり考慮してからメールを送りましょう。
まとめ
職場だけではありませんが、便利なものほどマナーを守る必要があります。
便利なものは時に人にトラブルを引き寄せてしまいます。そのような危険にまきこまれないためには、正しい利用が欠かせません。
周囲の人への配慮。スマートフォンを使うときには、考えるようにしてみてください。それが社会人としてしなければならないことだと思います。
敬語ができないとお先真っ暗【日本社会に生きるために】
敬語は日本人として身につけておきたいものですよね。
上下関係は仕事だけでなく、プライベートでも大事ですから。
ということで今回は、敬語についてまとめていきたいと思います。
敬語の種類
敬語には３つの種類があるのはご存じですよね。
一つ一つおさらいしていきましょう。
まずは尊敬語です
尊敬語
相手を高める表現の言葉で、尊意を表します。
相手の動作に「お～なる」や「れる」「られる」をつけることで尊敬語にすることができます。
この言葉は、社内の場合だと目上の人に、社外の場合だとすべての人に使います。
例えば、
○○様はお帰りになりました。
○○様は帰られました。
次に謙譲語です。
謙譲語
謙譲語は自分の行為を下げることで、相手を高めるという言葉です。
「お～する」、「いただく」「申し上げる」などが謙譲語ですね。
日本語独特の言い回しで、よく使われる言葉ですね。
例えば、
私がうかがいます。
拝見させていただきます。
最後は丁寧語です。
丁寧語
丁寧語は立場の上下に関係なく、物事を丁寧に表現する言葉です。
文末に「です」「ます」をつけると丁寧語になりますね。職場での会話の基本は丁寧語です。
例えば、
お手洗いはあちらでございます。
お先に失礼します。
敬語使用上の注意点
敬語は重ねて使わない
敬語は二重に重ねて使うのはいけないことを知っていますか？いわゆる二重敬語ですね。二重敬語を使うと、
敬語が身についてないと思われてしまいます。相手によっては不快に思う人がいるので注意が必要です。
例えば、
❌「課長がおっしゃられました。」→⭕「課長がおっしゃいました。」
❌「お越しになられる」→⭕「お越しになる」
このように、言葉では丁寧に聞こえるかもしれませんが、不自然ですよね。間違った敬語を身に付けてしまうとこのような、
二重敬語になってしまうので気をつけてくださいね。敬語を意識しすぎると、空回りしてしてしまいますよ。
敬語の正しい表現
「お～」「ご～」の使い方
動詞や名詞、様々な言葉がありますが、何にでも、敬語表現するのは正しくありません。
例えば先生という名詞。
先生という言葉には元々尊敬の意味が込められているので、お先生、ご先生という表現はおかしいですし、聞いたことがありませんよね。
他にも、外来語（おコーヒー）、動植物（お猫）、色（お青）、公共の施設（お公園）、形（お丸）などには「お～」や「ご～」は用いません。
覚えておきましょう。
では使うものは何なのか？についてですが。
「お～」「ご～」をつけるものには、相手の物事、状態、動作などがあります。また、慣用的につけることもあります。
例えば、お顔、お忙しい、ご飯、お茶、ご伝言、お言葉
等があげられます。
使うものと使わないものをしっかり区別し、メールや書類等のやり取りで活用していきましょう。
まとめ
敬語の使い方は確認できましたか？正しい敬語というのは、意外に身に付けるのが難しいものですが、
社会人として、正しい敬語を使うようにしましょう。
職場の会議で気をつけたい発言と聞く際のマナー
職場では欠かせない会議ですが、会議でもマナーはあります。会議におけるマナーは知られていそうで案外知らないものです。
細かい部分ですが、できる社会人になるためにも知っておきたいところですね。
ということで、今回は会議におけるマナーをまとめてみました。
発言するときのマナー
意見は結論から先に話す
意見は結論を先に述べます。先に結論を言うことで、自分の意見の軸をはっきりとさせることができます。
また、聞く側も分かりやすいですね。このときテーマからはみ出した意見を言ったり、人の意見に感情的に反論するようなことはしてはいけません。
発言は司会者の承諾を得る
発言したいときは司会者の承諾を得なければいけません。なので、自ら手を挙げ「よろしいですか」などと声をかけるようにします。
そして、司会者に指名されてから発言していきます。
発言を求められてから話すのではなく、積極的に自分の意見や情報について発言していきましょう。
話をさえぎらない
人が意見を述べている最中に質問をしたり、反論することは失礼ですね。もしも、反論や質問があるときは最後まで話を聞いてから発言していきましょう。
発言者が間違ったことを言っている時でも、話し終わってから訂正すると良いです。余裕をもった発言が会議では求められます。
聞くときのマナー
話を聞く態度に注意する
人が発言しているときは姿勢を正して真剣に話を聞きましょう。注意したいのはあくびや頬杖です。誰が見てもあくびや頬杖は印象が悪いですよね。
しかし、昔からの癖でついついしてしまう人はいます。そういう人は自分が意図してない間に、悪い印象を与えています。
身に覚えがある人は、意識して直しましょう。
意見を交換する
積極的に発言していきましょう。立場や役職にとらわれず発言できる人が実績を獲得できる人になれます。
十人十色という言葉があるように、意見や考えが違うのは当たり前です。あなたの考えが認められることや新しい切り口となって採用されることは大いにあり得ます。
要点はメモする
人の意見で重要な点や良いと思った点はメモしましょう。メモすることで、各意見を整理することができます。
それに、自分の意見にプラスアルファとして取り入れることもできるでしょう。
メモ用紙を用意するか、資料に直接メモ書きを残すと良いですね。あとで見やすいように、蛍光色を使ったり、丁寧にメモすることが大切です。
新人が気をつけたいマナー
意見をはっきり言う
意見を求められたら、率直な意見を述べましょう。意見において、間違っているということはありません。
自信をもって発言するのが何よりも会議で求められていることですし。
また、採決をとるときはきちんと挙手することも忘れないようにしてください。
席を外すことがないように
原則として会議中に席をはずすことはマナー違反です。トイレなどはもってのほかです。
席を外すことは極力ひかえ、やむを得ず退席する際には静かに出ていきましょう。
携帯電話は切っておく
会議中に電話がかかってくると、話し合いが途切れてしまいます。普通の人なら、それを不快に思いますよね。
なので、毎回忘れず電話を切っておくことが大切です。
まとめ
会議におけるマナーで気をつけたいことを改めて確認すると、次の二つがあげられます。
発言する際のマナーと聞く際のマナーです。発言する際には周囲の人に配慮し、職場の会議という重要な場であることを再認識し、
聞く際には発言者に配慮しなければなりません。
会議におけるマナーは以上です。
一人一人がマナーを守ることで、有益な会議をすることができます。
有益な会議を作り上げることができるように、マナーは守っていきましょう。
次にページでは、仕事の会議に参加する際に気をつけたいことと、仕事で自分が会議を主催する際に気をつけたいことについてまとめています。
仕事の会議に参加する際に気をつけたいこと【有益な場にするために】
会議は、色々な人の意見を交換する場ですよね。なので、参加する際には、互いに気をつけてよりよい話し合いになるように、
有益な場所になるように努めなければなりません。
会議に参加する際に気をつけたいことをまとめてみました。
会議に参加する際に気をつけたいこと
事前に資料に目を通す
会議の目的や内容に応じて資料に目を通しておき、自分の考えをまとめておきます。
自分の意見をはっきりさせておくためには、十分に資料を読み込んでおく必要があります。
これを適当に済ましてしまうと、外れた発言をしてしまったり、問題点を指摘されてしまうので、資料には目を通しておきましょう。
時間厳守で出席する
一人でも遅刻をしてしまうと、開始時刻が遅れて出席者全員の迷惑になります。
それに、どのような理由であれ会議に遅れると評価が下がってしまうので、気をつけましょう。
５分前には着席を心がけ、日頃から早めに席に着くようにすることが大切です。
メモ用紙、 筆記用具などを持参する
会議で話された内容をメモすることも大切です。聞くだけでは、情報は整理できません。
メモを活用し、いろいろな案を整理し、まとめつつ自分の意見にしていきましょう。
その他、会議に必要なパソコンやUSB、資料も忘れずに！
席順に気をつける
新人や入って間もない社員は、会議中に雑用を頼まれることがあります。なので、すぐに対応できるように
入り口付近に近い席に座っておきましょう。
会議室の席次を知る
守るべき会議室の席次
職場では地位があるので、席次には十分気をつけなければなりません。
上座と下座など、聞いたことがありますよね。席次は役職をはっきりさせるもので、職場では重んじられていることの一つです。
会議室では基本的に入り口から遠い席ほど上席という決まりになっていて、議長が一番上席につき、
ほかの出席者は役職の高い順に、議長から見て右手奥側から座っていきます。
会議室のテーブルはコの字型の場合もあれば、円型もあるので、どのような形でも席次を把握しておきましょう。
まとめ
会議は他の部署の人と顔を合わせる場でもあり、ネットワークを広げることもできます。
有益に使えば、あなたの仕事の効率をさらに引き上げてくれるでしょう。
会議に参加するだけでなくプラスアルファで利を産み出していくと良いですね。
仕事で会議を行うとき【事前準備がすべてを制す】
会議というと、少し堅いイメージがあったり、真面目そうなイメージがあり気が引けてしまう人もいるのではないでしょうか？
なので仕事で初めて会議の資料作りを任されたときや、会議でプレゼンを任されたときには、緊張するものです。
そんな重要に
思える会議を上手く行うためには事前の準備が重要になってきます。
ということで今回は、会議の事前準備についてまとめてみました。
会議には、情報伝達であったり、問題解決というようなさまざまな目的があります。
会議の事前準備の順序
テーマや目的を理解する
会議には情報の伝達、共有であったり、問題解決などの目的があります。なので、なんの目的で行うのか把握しておく必要があります。
根本にあるものをきちんと理解しておくことで、話すべき内容、用意しておくべき資料などが見えてきます。
日時や場所の決定
会議を開くことを任されたときは、参加者の都合を聞かなければなりません。そして、参加者の都合に合わせて、日時と場所を決定していきます。
場所は社内だけでなく社外の会議室として貸している部屋を利用してもいいと思います。
最近では、カラオケボックスなどでも会議を行える環境が整っているので、探してみると良いですよ。
参加者に連絡する
会議のテーマや目的、開催日時、場所などを書類にまとめて参加者に配布します。
このとき、場所が社外の場合は、地図を添えておくと良いですよ。
出欠の確認をとる
開催日の数日前までに参加者に連絡し、出欠の確認をとります。
都合を考えて日程を決定したとしても、参加できない人はいます。その逆もしかり。なので、あらかじめどれぐらいの人数の会議になるか把握しておきましょう。
もしものことを考えて、当日の席や資料などは多目に用意しておくと良いですよ。
以上で、事前準備は終了です。
次に資料作りについてです。
資料作りのポイント
会議をスムーズに進行する上で欠かせないのが資料です。よりよい資料は話し合いの効率を高めてくれます。
難しい資料を上手く作ることができる人は評価されるので、頑張りたいところです。
ポイントを簡潔にする
資料は内容が多すぎてもよくありません。目安としてはA４サイズの用紙３枚ぐらいがベストです。
話し合う内容についてや問題点、解決策、情報を分かりやすくまとめていきます。
色使いやレイアウト、また時にグラフを用いると分かりやすい資料ができあがります。
用紙のサイズをそろえる
用紙のサイズは統一し、複数枚あるときはクリップなどで留めておきます。
資料の内容に応じて相応しい大きさの用紙を使い、まとめておきましょう。
ファイルなどを用いても良いですね。
資料の扱いを明記する
情報が漏れることが無いように、「部外秘」「社外秘」という文字を明記しておく必要があります。
こうすることで、資料の扱いをはっきりさせることができ、トラブル回避に繋がります。
まとめ
以上で会議における事前準備の具体的な説明は終わりになります。
もし、あなたが会議の主催を任されたのなら、それだけあなたの能力が評価されているということです。
自信をもって、会議に取り組んでくださいね。
素晴らしい会議になることを願っています。
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