おすすめ

大学生がインターンシップに行く前に知っておくべきこと【2】

大学生がインターンシップに行く前に知っておくべきこと【2】

仕事の会議に参加する際に気をつけたいこと【有益な場にするために】

大学生がインターンシップに行く前に知っておくべきこと5

会議は、色々な人の意見を交換する場ですよね。なので、参加する際には、互いに気をつけてよりよい話し合いになるように、

有益な場所になるように努めなければなりません。

会議に参加する際に気をつけたいことをまとめてみました。

会議に参加する際に気をつけたいこと

事前に資料に目を通す

会議の目的や内容に応じて資料に目を通しておき、自分の考えをまとめておきます。

自分の意見をはっきりさせておくためには、十分に資料を読み込んでおく必要があります。

これを適当に済ましてしまうと、外れた発言をしてしまったり、問題点を指摘されてしまうので、資料には目を通しておきましょう。

時間厳守で出席する

一人でも遅刻をしてしまうと、開始時刻が遅れて出席者全員の迷惑になります。

それに、どのような理由であれ会議に遅れると評価が下がってしまうので、気をつけましょう。

5分前には着席を心がけ、日頃から早めに席に着くようにすることが大切です。

メモ用紙、 筆記用具などを持参する

会議で話された内容をメモすることも大切です。聞くだけでは、情報は整理できません。

メモを活用し、いろいろな案を整理し、まとめつつ自分の意見にしていきましょう。

その他、会議に必要なパソコンやUSB、資料も忘れずに!

席順に気をつける

新人や入って間もない社員は、会議中に雑用を頼まれることがあります。なので、すぐに対応できるように

入り口付近に近い席に座っておきましょう。

会議室の席次を知る

守るべき会議室の席次

職場では地位があるので、席次には十分気をつけなければなりません。

上座と下座など、聞いたことがありますよね。席次は役職をはっきりさせるもので、職場では重んじられていることの一つです。

会議室では基本的に入り口から遠い席ほど上席という決まりになっていて、議長が一番上席につき、

ほかの出席者は役職の高い順に、議長から見て右手奥側から座っていきます。

会議室のテーブルはコの字型の場合もあれば、円型もあるので、どのような形でも席次を把握しておきましょう。

まとめ

会議は他の部署の人と顔を合わせる場でもあり、ネットワークを広げることもできます。

有益に使えば、あなたの仕事の効率をさらに引き上げてくれるでしょう。

会議に参加するだけでなくプラスアルファで利を産み出していくと良いですね。

仕事で会議を行うとき【事前準備がすべてを制す】

大学生がインターンシップに行く前に知っておくべきこと6

会議というと、少し堅いイメージがあったり、真面目そうなイメージがあり気が引けてしまう人もいるのではないでしょうか?

なので仕事で初めて会議の資料作りを任されたときや、会議でプレゼンを任されたときには、緊張するものです。

そんな重要に
思える会議を上手く行うためには事前の準備が重要になってきます。

ということで今回は、会議の事前準備についてまとめてみました。

会議には、情報伝達であったり、問題解決というようなさまざまな目的があります。

会議の事前準備の順序

テーマや目的を理解する

会議には情報の伝達、共有であったり、問題解決などの目的があります。なので、なんの目的で行うのか把握しておく必要があります。

根本にあるものをきちんと理解しておくことで、話すべき内容、用意しておくべき資料などが見えてきます。

日時や場所の決定

会議を開くことを任されたときは、参加者の都合を聞かなければなりません。そして、参加者の都合に合わせて、日時と場所を決定していきます。

場所は社内だけでなく社外の会議室として貸している部屋を利用してもいいと思います。

最近では、カラオケボックスなどでも会議を行える環境が整っているので、探してみると良いですよ。

参加者に連絡する

会議のテーマや目的、開催日時、場所などを書類にまとめて参加者に配布します。

このとき、場所が社外の場合は、地図を添えておくと良いですよ。

出欠の確認をとる

開催日の数日前までに参加者に連絡し、出欠の確認をとります。

都合を考えて日程を決定したとしても、参加できない人はいます。その逆もしかり。なので、あらかじめどれぐらいの人数の会議になるか把握しておきましょう。

もしものことを考えて、当日の席や資料などは多目に用意しておくと良いですよ。

以上で、事前準備は終了です。

次に資料作りについてです。

資料作りのポイント

会議をスムーズに進行する上で欠かせないのが資料です。よりよい資料は話し合いの効率を高めてくれます。

難しい資料を上手く作ることができる人は評価されるので、頑張りたいところです。

ポイントを簡潔にする

資料は内容が多すぎてもよくありません。目安としてはA4サイズの用紙3枚ぐらいがベストです。

話し合う内容についてや問題点、解決策、情報を分かりやすくまとめていきます。

色使いやレイアウト、また時にグラフを用いると分かりやすい資料ができあがります。

用紙のサイズをそろえる

用紙のサイズは統一し、複数枚あるときはクリップなどで留めておきます。

資料の内容に応じて相応しい大きさの用紙を使い、まとめておきましょう。

ファイルなどを用いても良いですね。

資料の扱いを明記する

情報が漏れることが無いように、「部外秘」「社外秘」という文字を明記しておく必要があります。

こうすることで、資料の扱いをはっきりさせることができ、トラブル回避に繋がります。

まとめ

以上で会議における事前準備の具体的な説明は終わりになります。

もし、あなたが会議の主催を任されたのなら、それだけあなたの能力が評価されているということです。

自信をもって、会議に取り組んでくださいね。

素晴らしい会議になることを願っています。

 

大学生におすすめの記事

下のボタンから大学生専用ページに行けます。ここではホロンブログ内にある大学生向けの記事を一覧にしてまとめていますので気になる方はチェックしてみてください。

大学生ページ

1 2 3
大学生の大学生による大学生のためのブログ資産化戦略【バイト不要】
ブログで稼ぐ方法を大学生にガチで教えます!【これでバイト不要。】

現在僕は2年以上ブログ(ワードプレス)を運営しすでに毎月ガッツリ収益をあげています。

そんな僕がガチでブログで稼ぐ方法をノウハウとして販売しております。

無理強いはしません。本気でブログで稼ぎたい方だけご購入ください。

2年以上の運営経験、そして実際に稼ぎをあげてきたノウハウ、速攻で実践できるテクニック、裏情報すべてここに詰めておきました。

購入画面

値段はマックのハッピーセットぐらいの激安価格です。