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大学生が就職して働く前に知っておくべきこと【パート2】

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この記事では、大学生が就職して働く前に知っておくべきことについてまとめています。

↓ちなみに、こちらの記事の続きですのでパート1をまだ見ていない人はチェックして見てください

ヘンリー
ヘンリー
職場で出世していくには何をすればいいんだろう?
ホロン
ホロン
今できることはビジネスマナーを学んで、ちょっとしたことで同僚より差を出していくことだね。

この記事を読んでいるということは、就職先も決まり大学ももうすぐ卒業を控えているのではないでしょうか?

大学という最後の学生時代が終わり、これから新社会人として輝き始める中で知っておくとお得な情報をこの記事ではまとめています。

ビジネスマナーをメインにまとめてはいるのですが、この内容をあらかじめ知っておくことで、上司や先輩から教わる必要はなく、

会社に勤め始めた時から、同僚を圧倒する存在になることができます。

出世してお金を稼いでいきたいという目標がある方に読んでいただきたい内容ですので、最後までじっくりご覧くださいませ。

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職場の美姿勢で収入アップ!?【綺麗な姿勢について徹底解説】

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日頃から自分の姿勢について確認したことがありますか?

そして、姿勢は日常でもっとも重要なものだという認識はありましたか?

今回はそんな姿勢についてまとめてみます。

職場の姿勢?印象と関係?

職場での姿勢についてですが、姿勢ひとつでその人の人柄や印象を変えてしまいます。

つまり、姿勢で第一印象が判断されるんです。

なので、立っている姿勢も座っている姿勢もすべて意識しなければなりません。

最初は難しいかもしれませんが、意識しているうちに慣れてきて、無意識でも美姿勢をキープできるようになります。

美しい立ち方

立ち方における美姿勢ですが、基本的には肩の力を抜いて、背筋をピンと伸ばしていれば問題ありません。

それから、両足のかかとをつけ、つま先は軽く開きます。この足の立ち方は体に負担がかかりにくい立ち方でもあるので、体力的な面からもおすすめです。

そして、男性の場合は両手をからだの脇につけ、女性の場合は両手を体の前で重ねるようにしましょう。

これで完璧な美姿勢が完成します。そうなんです。この立ち方は誰もが学生時代に学んだ立ち方なんです。

美姿勢は見た目もきれいですが、身体的な負担が少ないというのも特徴で、効率的に働くためには重要なものなんです。

ダメな例として、猫背になってしまったり、片足に体重をのせるような立ち方をしたり、足を組んで立ったりしてはいけません。

印象も悪いですし、体への負担も大きいのでよくないですよ。

美しい座り方

職場によっては一日中座っているようなしごともあるでしょう。そして、その他にも面接などでは、綺麗に座ることを意識するはずです。

まず、職場での座り方ですが、猫背にならずに背筋を伸ばしましょう。体の重心を意識して、体重を重心にかけるようにしましょう。

重心はおへその少し上でそこに前からと横から棒を突き刺したときに交わる部分に重心があります。

イメージできたでしょうか?日頃から重心を意識することで、体への負担が変わってきますよ。

そして、血行もよくなり冷え性の改善にもなりますし、脳に酸素が届くので、仕事の効率アップにもつながります。

次に面接などでの座り方です。

まずは背筋を伸ばして、両足を揃えます。女性の場合は両ひざをつけて足をそろへ、両手を軽く重ねます。男性の場合は指をそろえて太ももの辺りにおきます。軽くてを握っておくと綺麗に見えます。

このとき、力んだり、緊張したりして、肩に力が入らないようにしましょう。

背もたれと背中の間は、握りこぶし一個分開けるようにし、背もたれにもたれてはいけません。

これで美しい座り方が完成です。

基本的にですが、足を組むのはよくありません。たとえ人前でなくても、足を組んでしまうと血行が滞り、女性だと足が冷えてむくんでしまいますし、

男性も足が冷えて、骨が曲がってしまいますよ。なので、足は組むのはやめましょう。

美しい歩き方

歩き方は仕事をする上で重要な場面が多くあります。

例えば、プレゼンをするときに出だしの歩き方で、どのような人物なのか判断されることがよくあります。

このときおどおどして、自信の無いような歩き方だと、プレゼンは上手くいかないでしょう。

プレゼンは人柄もセットですから。プレゼンで発表する内容と発表する人物の自信のある振る舞いは密接ですからね。

そして、歩き方はプレゼンだけではなく他の場面でも当てはまります。

なので美しい歩き方をマスターしましょう。

まずは目線ですが、まっすぐ前を向きます。そして、歩くときは顎を引き背筋を伸ばします。

両腕を軽く自然に前後に振り、堂々と歩けば完璧です。

ダメな例として、おどおどしたり自信の無さそうなそぶりをすること。足をひきずったり、肩を揺するのは良くないです。

まとめ

姿勢ひとつで、第一印象が変わります。そして、印象によって、出世するかどうかはきまることでしょう。

つまり、美しい姿勢を保つことによって収入はアップします。大袈裟ではなく本当のことです。

出世できる人は細かいところまで意識して、努力できる人なんですね。

しかし、難しいことは考えずに、良い姿勢を保てばそれだけでいいんです。始めてみてくださいね。美姿勢!

知っておくべき職場でコピー機を使うときの注意点

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コピー機は資料作りなどの印刷を目的とした用途で、職場では欠かせないものですよね。

今回はそんなコピー機を使う際に気をつけたいことをまとめてみました。

職場でコピー機を使う時に注意すること

コピー画面の汚れをとる

コピー画面が汚れていた場合、汚れを取るようにしましょう。コピー画面に修正液やのりなどの汚れがついていると、コピーしたときに原稿に印刷されてしまい汚くなってしまいます。

なので、コピー画面はキレイにした状態にしておくのが大切です。

コピー画面だけではなく、コピー機のガラス面もチェックしておくとよいですね。それと、コピーする用紙も消しかすであったり、ゴミが付着していない状態でコピーしましょう。

原稿のセットは慎重にする

原稿サイズの表示に合わせて、ズレてないか確かめ、キレイにセットしましょう。

少しでもズレていたら、傾いた状態の資料が出来上がり、違和感が出てしまいます。そうすると、仕事に集中できませんよね。

特に会議で使うような資料を印刷する際は細心の注意が必要になってきます。

また、原稿を置く位置や向きは機種によって異なるので、確認をしてからコピーしていきましょう。

何十枚もコピーするときは一枚コピーして、デキを確認してからコピーしていくと良いかもしれませんね。

設定を確認しておく

用紙のサイズ、倍率、濃度、枚数などを正しく設定しておきましょう。コピーする資料の内容に応じて、設定を細かく行えると良いですね。

特に写真についてですが、写真は濃くしてしまうと見づらいので、気をつけなくてはなりません。

必ず原稿元からコピーをとる

これは原稿元からコピーしなければ、薄くなってしまったり、文字がかすれてしまい読みづらくなることを防いでいます。

時々、コピーしたものをコピーする人がいますが、それは良くありません。

コピーは元の原稿、資料から取るようにしましょう。

また、最近ではデータからコピーもすることができますよね。その際もデータからコピーを行って複製しましょう。

コピーを終えたら必ずリセットする

コピー機を使った場合は、次の人のことを考えてリセットボタンを押しましょう。

設定を変えた場合は標準設定に戻しておくのが職場でのマナーです。

自分のコピーが終わったら、おしまいではなくリセットしてからおしまいです。覚えておいてくださいね。

まとめ

これから何度もコピー機を仕事で使うと思いますが、正しい使用法を心がけましょう。

コピー機を上手く使いこなせれば、素晴らしい資料が出来上がること間違いなしです。

日頃から、設定などをいじってからコピーする癖をつけておくと、慣れてきますよ。

知っておきたい日報、日誌の役割と書き方

大学生が就職して働く前に3

日報日誌とは上司が部下の業務内容や状況を把握し、評価するためのものです。

日報や日誌は退社する前に記入して上司に提出するのが基本です。

毎日書くものなので、めんどくさくなるものですが、とても重要な役割を担っているんです。

ということで、今回は日報、日誌の役割と書き方についてまとめました。

日報、日誌の役割

一般社員の場合

一日を振り返って自分の時間配分であったり、業務内容などを振り返ることができるので、自身の点検をすることができます。

自己点検は仕事のミスやトラブルを事前に防ぐことに繋がりますし、課題発見にも役立つことでしょう。

また、トラブルの対処法をまとめておけば今後にも役立ちますね。

日報、日誌は一定期間内の売上高などの数字を把握することができ、作業量なども客観的に見直すこともできます。

なので、日報や日誌は社員にとって自身をレベルアップさせる役割をもっているんです。

上司の場合

部下の仕事を把握し、現在の進行状況や業務について確認できます。また、部下について把握することができるのは、

一人一人に的確なアドバイスや指示を与えることに繋がります。

上司は日報や日誌を分析して、業務に改善する点がないかを考えます。部下のためにも会社のためにも納得できる対応策を見つけ出すことができるのは日報や日誌があるからこそです。

そんな部下と上司を繋ぐ架け橋となるのが日報、日誌の役割でもあります。

日報、日誌の書き方

まず日報、日誌について知っておきたいこと

会社や職種によって日報、日誌の形式は変わります。なので職場にあった書き方をしなければなりません。

共通事項として知っておきたいのが、簡潔な表現で事実をまとめるということ。それから上司が目にする物だからといって、敬語で書かなくてもよいことです。

この二つの点はどこの職場でも同じなのでおさえておきましょう。

5W2Hで説明する

いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように、どれくらいを簡潔に書き出します。

このとき、訪問先の会社名や担当者名、訪問時刻や内容について記入ミスが無いように気をつけましょう。

要点を箇条書きにする

要点は見やすく分かりやすくするために、箇条書きでまとめるようにしましょう。だらだらと長い文章を書かれては上司も目を通しづらくなります。

ポイントを箇条書きにするのが基本です。

名称や数値は正確に書く

日報や日誌で書く名称や数値は記入間違えの無いように気をつけましょう。

少しの記入ミスでトラブルに繋がってしまうのがビジネスの場の恐いところ。細部まで丁寧に、正確に書き上げることが重要です。

記入ミスの対策として、記録や資料を見ながら記入することが望ましいですね。

重大事項は口頭でも報告しておく

取引先とのトラブルや場所の変更など、とくに重要なことについては日報、日誌で報告するだけでなく、口頭でも伝えておくようにしましょう。

日報や日誌は必ず読まれるとは限りません。上司の都合によっては目を通すことができないこともあるでしょう。

そうしたときに、重大なことが知らされてないと対応が遅れて、問題が肥大化してしまいます。なので、重要なことは口頭でも伝えておかなければなりません。

コピーをして保管する

提出する日報はコピーをしてとっておくと、便利ですよ。

後から、自分の時間の使い方を振り返ると無駄な時間を削ることができるので、仕事の効率を高めることができます。

それだけでなく、1日を振り返って自身を点検することでミスの予防であったり課題発見に繋がります。

まとめ

日報や日誌が重要であることは分かったと思います。毎日のめんどくさい作業になってしまいガチですが、丁寧に書き上げていれば必ず、あなたを成長させてくれることでしょう。

ぜひ、日報や日誌を有効に活用して、レベルアップしていってください!

直行・直帰について知る【業務の一環であることを再確認!!】

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直行、直帰という言葉を職場では聞くことがありますよね。そんな直行と直帰については正しいやり方、マナーをご存じでしょうか。

新社会人の人は、この直行、直帰について知らないことが多いと思います。

そこで今回は、直行、直帰についてまとめてみました。

直行・直帰について知ろう

直行とは

直行とは朝いったん出社せずに、自宅から直接取引先に行くことを言います。

直帰とは

直帰とは社外での仕事が終わった後、会社に戻らずそのまま自宅に帰ることを言います。

直行・直帰するときに行うこと

上司の許可を得る

直行、直帰する際には必ず上司の許可を得なければなりません。自分だけの判断で直行、直帰をせず、

直行は前日に直帰は出かける前に上司に許可をもらうようにしましょう。

予定表に書く

行き先を明確にするために、予定表などに行き先と、直行、直帰することを記入しておきましょう。

このとき同じ部署内の同僚や先輩にも口頭で伝えておくと良いです。なぜかというともしも、自分が外出しているとき、自分宛に取引先から会社に電話があっても、

同僚や先輩は取り次ぎできない趣旨を伝えることができます。

そして、直帰のときには、会社に戻ってこない訳ですから、取引先にもそのことを把握してもらえますよね。

なので、予定表には記入しておき、同僚や先輩に伝えておくことも大切です。

直行・直帰の目安を知ろう

どれくらいの時間から、許可をもらえるの?

就業時間を主軸にして、直行、直帰の時間を決めるのが普通です。

例えば就業時間が午前9時から午後17時までの会社の場合、直行は午前9時30分ぐらいまでで直帰は午後17時過ぎぐらいが許可をもらえる目安となります。

基本的に直行の場合は就業時間から30分をメドに取引先に訪問しなければならないときに許され、直帰の場合は就業時間を過ぎた時間から許されます。

直行・直帰をするときの注意点

急な立ち寄りが発生したとき

前日の退社後に急な立ち寄りが発生したときには、その日の朝に会社に電話をします。そこで、訪問先の会社名と担当者名、出社予定時刻を伝えておきましょう。

「おはようございます。先程連絡が入り、○○社の○○課長のところに訪問することになりました。なので、出社時間は10時になる予定です。よろしくお願いします。」

予定より出社が遅れてしまうとき

打ち合わせが長引いてしまったときや、商談が長引いてしまったときには会社に連絡をしなければなりません。

自分の現在の状況を知ってもらうためにもいち早く会社に電話をいれ、出社予定時刻が遅れてしまうことを告げましょう。

このとき、どれぐらい遅れてしまうか、遅れてしまう理由も明確に伝えておくと相手側も状況が分かりやすいですね。

「うち合わせが長引いたので、出社時刻が40分ほど遅れます。」

直帰をする前に会社に電話をいれる

直帰をする許可を得ていたとしても、取引先での仕事が終わったら会社に電話をいれましょう。

仕事を全うできたのか、状況を伝えるためにも重要です。それから、自分あての連絡の有無を確認するためにも連絡をとっておきたいです。

外出先で仕事が終わったからその日はおしまいではなく、会社内の仕事のことまで自分の仕事に責任をもつようにしましょう。

「今、本社での会議が終わりました。私あての連絡は何かありますか?」

急な直帰の場合

外出先での仕事が就業時間を大幅に越え、長引いてしまい直帰したい場合は、会社に電話を入れ上司の指示をあおぎましょう。

取引先での大幅な時間のロスはよくあることです。このようなときは無理をせず、直帰をすることが大切です。

なので、就業時間を軸にして直帰は活用していきましょう。

「○○社の打ち合わせがたった今終わったのですが、直帰の許可をいただけますか?」

直行の後は、すぐ会社に行く

当たり前ですが、直行は業務の一環です。立ち寄り先での用件が済んだあとに、ショッピングをしたり、カフェなどで休憩したりするのは良くありません。

用件が済みしだいすぐに会社に出社しましょう。

まとめ

直行、直帰について業務の一環であることをきちんと理解し、自分の都合に合わせて上手く活用することで、

効率的な仕事を行うことができます。そんな直帰、直行を今回まとめさせていただいた注意点ややるべきことを守りながら、行ってくださいね。

会社における丁寧な来客対応【実践したいこと】

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今回は会社における来客の対応で実践したいことをまとめてみました。

来客の取り次ぎ方で実践したいこと

席を立ってあいさつ

来客に気づいたらすぐに立ち上がり、出迎え、あいさつをします。来客への対応でその会社の真価が問われます。

第一印象というのは大切ですから。なので、あいさつも明るく良い印象になることをこころがければ良いですね。

会社名・名前などを確認

相手の会社名、名前、自社の担当者名を聞きます。自分から名乗らない場合は「失礼ですが、お名前をおうかがいしてもよろしいですか?」などと丁寧に聞きましょう。

訪問してきた以上は何かしらの用があって会社を訪れています。そして、必ず担当の者がいますから担当者名を聞くことが重要になります。

取り次ぎはこの担当者に取り次ぐことが何よりも大切ですから相手のこともきちんと把握しておきましょう。

アポイントの有無を確認

アポイントがある場合は、「お待ちしておりました。○○様。」の一言をそえるようにしましょう。

アポイントが無い場合は、来社の目的を確認します。「どのようなご用件でいらっしゃいますか?」という丁寧な言葉使いで、相手の話もしっかりと聞くようにします。

担当者に取り次ぐ

担当者がすぐに来る場合は、「少々お待ちください。」と声をかけ、内線電話などを利用して担当者に連絡します。

担当者が不在のとき実践したいこと

最初に担当者の不在を詫びる

担当者が不在であるような時は、とりあえず不在であることを詫びるようにします。会社の一員として、丁寧にお詫びを言うことが重要です。

このとき、具体的な帰社予定時刻を伝えておくとよいです。帰社予定時刻が分かればお客様は担当者を待つか、待たずに帰るかの判断をしやすいですよね。

担当者が戻るのを待つ場合は応接室へ

応接室へ案内し、お茶を出すなどの配慮をしましょう。長く待たせてしまう場合は新聞や雑誌などを「よろしければどうぞ。」などと一声かけてからすすめましょう。

担当者が戻るのを待たない場合はこうする

最初にしたいのが、用件や伝言を聞くことです。用件や伝言であればメモとして残すことができ、担当者に渡すこともできます。

伝言や用件をメモする際に気をつけたいのが、内容が間違っていないか誤解などがないかです。わからない場合は、質問して理解したつもりにならないようにしましょう。

次に用件や伝言の内容に応じて、代理人を紹介します。代理人というのは、担当者の上司であったり、同じ部署の者ですね。同じ部署の者なら話がわかるでしょうし、仕事をなにかしら進展させることができます。なので紹介し、代理として話を聞くことを提案してみてください。

最後に相手が帰る際にはもう一度、丁寧にお詫びします。アポイントがあったのにも関わらず、不在の場合はとくに丁寧にお詫びしましょう。

来客対応で注意したいこと

来客は立ったまま待たせない

来客はできるだけ立ったまま待たせないのがマナーです。受け付けようのスペースが無い場合は、入り口付近に来客用のソファや椅子を用意しておき、

担当者に取り次ぐまでの待ち時間に、利用してもらうようにすすめましょう。

大声で取り次ぎしない

取り次ぐ相手が同じフロア内にいる場合でも大声で担当者を呼ぶのはマナーが悪いです。なので、同じフロアにいる場合でも、

担当者の近くまで行き、声をかけるようにしましょう。

来客対応のまとめ

来客対応についてはわかりましたでしょうか。来客というのは誰であれ、その会社にとって有益で重要な人です。

そんな人たちを丁寧に迎え入れることができる会社は必ず、社会にとって有益なサービスをもたらしている会社だと言えます。

一人一人が丁寧な対応を心がけ、意識の高い会社を作り上げるために、この記事でまとめたノウハウを実践してほしいと思います。

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