おすすめ

大学生が就職して働く前に知っておくべきこと【パート1】

大学生が就職して働く前に知っておくべきこと

この記事では、大学生が就職して働く前に知っておくべきことについてまとめています。

ヘンリー
ヘンリー
就活も終わって、あとは仕事が始まるのを待つのみか。何か準備しておくことってあるかな?
ホロン
ホロン
最低限のビジネスマナーを知っておくと、働き始めた時に辛い思いをしたり、焦燥感に駆られずにすむと思うよ。

大学生の多くは就活という大きな荒波を乗り越えて晴れて企業に勤め、働き始めるわけですが、

働く前に社会人としての常識というかビジネスマナーを知っておくと、働き始めた時に楽です。

また、ビジネスマナーが身についているだけで、他の同僚よりも上司から気に入られますし、仕事の成果も上げやすいです。

ということでこの記事では、最低限のビジネスマナーをまとめ、さらに、新社会人だったら知っておきたいことを分かりやすくまとめてみました。

大学生のうちに知っておくのがおすすめなので、ぜひ最後まで読んでみてください。

この記事は3ページ構成になっております。

大学生が就職して働く前に知っておくべきこと
1ページ目 仕事の「ほうれんそう」について&上司への報告の仕方
2ページ目 上司からの指示の受け方【できる部下になるための方法】&職場の効率的な情報管理の仕方
3ページ目 「急な遅刻や早退する時に覚えておきたいマナー」と残業する時のルール

仕事の「ほうれんそう」について『報告、連絡、相談』

大学生が就職して働く前に1

仕事において、昔から「ほうれんそう」が大事だと教わりますよね。

「ほうれんそう」とは報告、連絡、相談の頭文字を取ってできた言葉というのはあなたもご存じでしょう。

報告、連絡、相談が重要な事は知っているけど、どういう風にすればいいのか?注意点などはあるのか?気になる人は多いと思いますので、

それぞれ解説していきたいと思います。報告は特に重要なので、後半で詳しくまとめています。

仕事場での連絡について

連絡とは

連絡というのは、今後のスケジュールや仕事の進行状況を伝えることです。連絡の内容や伝える相手によって、伝える手段を変えなければいけません。

そこで、様々な連絡法をピックアップしてみました。

さまざまな連絡法

口頭で伝える

同じ職場で働いている上司や先輩、同僚には口頭で伝えるのが基本です。

誤りがなく連絡できる方法なので、一番活用していきたい手段になります。

メモを残す

同じ職場で働いている上司や先輩、同僚が居合わせていないときにはメモに残して連絡します。

メモを書いた際には、伝える相手の机に置いておきましょう。

電話を使用する

社外からまたは社外へ連絡する際に、口頭で済むものは電話を利用します。

電話は利用する場面が多いので、使用する際には気をつけなければなりません。

回覧板・掲示板を利用する

回覧板や掲示板は社員全員に知らせる必要があるときに使います。

文書などにまとめて回覧したり、分かりやすい場所に掲示したりすることで連絡初段として活用できます。

ファックスやメールを使う

社外からであったり、社外へ連絡する際に口頭だけでは伝えきれないもの、例えば、数字や資料の情報などは

ファックスやメールを利用して連絡します。

このとき、文章や図表、グラフには丁寧な確認をしてから送信しましょう。

また、情報が分からなくなったり、混ざったりしないように整理しておかなければなりません。

連絡における注意点

外出先からの連絡を欠かさない

長時間外出して仕事をする場合は、時折会社に連絡をしなければなりません。このとき、仕事の進行状況などを連絡していきます。

忘れがちな外出先からの連絡ですが、きちんと行いましょう。

連絡内容に応じて、他の人と共有する

上司などから連絡を受けたとき、必要に応じて、他の社員にも情報を伝えなければなりません。

情報の共有をすることで、現在の状況をみんなが把握できスムーズに段取りを踏んでいけます。

他の社員と共有したい連絡事項

・上司や同僚の訪問先、帰社時刻など

・会議の日程や時間

・社内行事などの日程や時刻

・プロジェクトの進行状況

連絡については分かりましたか?報告との違いは何かと言われたときに、報告は上司に伝えるものですが、連絡は上司だけでなく同僚や先輩などの他の社員に伝えることだと言えます。

この連絡を上手く行える職場こそ効率よく働ける場だと思います。

なので、あなたも連絡を大切に行ってみてください。

次は相談についてまとめていきたいと思います。

仕事場での相談について

相談とは

相談は仕事において重要なものの一つです。仕事についてのわからない点を上司や先輩に解決法をアドバイスしてもらうことなのですが、

始めのうちは、分からないことばかりの中で、相談することでしか解決はできませんよね。

もし、分からないまま放置しておけば、後々トラブルに繋がりますし、進歩しません。

なので、早めに相談する習慣を身に付けることが大切です。

できる部下の上手な相談の仕方

分からないことを書き出しておく

何が分からないのか、原因や理由など、できるだけ細かく書いておくと相手もアドバイスしやすいです。

ざっくりした「分かりません」だけだと、何が分からないのか理解できませんし、不真面目な印象を与えてしまいます。

なので、メモなどに書き出してから、相談しましょう。

相手の都合を聞いてから相談する

相手にも都合があります。相談は相手の勤務時間をうばっているので相手に配慮することは当然です。

相手の時間があるときに相談するようにしましょう。

なので、相談する前に相手に一言、時間があるかどうか聞くことが重要です。

自分なりの考えも持っておく

できる部下は、ただただアドバイスだけをもらうようなことはしません。

常に自分の考えを持つようにしておきます。自分の考え、意見、策、対処法を持ってからそれについてのアドバイスをもらうようにします。

とは言え、根本からわからないことについては、直接相談すれば良いと思います。

相談した相手には後から報告する

報告した相手にはその後の結果を報告するようにしましょう。

アドバイスをもらったおかげで、仕事が進んだのならなおさらです。そして、一言お礼を言うようにしましょう。

簡単な助言ひとつにおいても「ありがとうございます。」と感謝を伝え、次に相談したいときも気持ちよくアドバイスをもらえるはずです。

相談における注意点

分からない時はすぐに相談

頑張ろうとして、相談せず分からないまま仕事をこなそうとすると、空回りして失敗してしまいます。

なので、躊躇したり、見栄を張ったりせず、相談して助けてもらいましょう。

ときに一人の頑張りが迷惑に繋がってしまうことを忘れないように!

相談する際は相手を立てて話す

わざわざ相手の時間を割いてもらっているわけですから、相手には配慮しなければなりません。

言葉遣いから振る舞いまで、気をつけるようにしてみてください。

まとめ

仕事では絶対に必要なほうれんそう。そんなほうれんそうを活用できた時に、仕事をスムーズにこなせているあなたがいるはずです。

始めのうちは、ほうれんそうを自分の仕事マナーとして、身につけ仕事に励んでいきましょう。

ほうれんそうをすることで、相手から怒られてしまうことがあるかもしれません。

そのようなときでも、自分の芯を貫いて、一回一回を大切に行っていきましょう。

報告、連絡、相談、頑張ってください!

【上司への報告の仕方を学ぶ】覚えておきたい仕事の基本

大学生が就職して働く前に2

報告とはどのようなものか、あなたはご存じですか?

報告とは「指示された仕事の経過を伝えること」です。職場では、この報告という行為がとても重要になってきます。

報告をすることによって仕事に一段落つけることができますし、また上司に報告を済ませることで仕事の終わりを迎えられます。

そんな報告について今回はまとめてみました。

報告のやり方

上司の都合を聞く

まずは、報告を始める前に、上司の都合を聞きます。忙しい時間に報告されても上司も困ってしまうので、都合を尋ね、

今、時間があるかどうか聞くようにしましょう。

もしも、「今は忙しいから後でしてくれ」というようなことを言われた場合は、後で時間を見図って報告しましょう。

上司の時間を見つけるためには上司のスケジュールを把握しておくと良いですよ。

そうすることで、空いた時間を見つけることができますし、きちんと伝えることができます。

例 「今、よろしいでしょうか?」

結論から先に伝える

職場での基本ですが、報告でもこれが当てはまります。結論から先に伝えるようにしましょう。

ビジネスの場で重要なのはプロセスよりも結果です。結果を知ることによって次に進む段取りを踏むことができます。

ここで重要なのは、自分にとって不都合なこと、つまり悪い結果であってもきちんと報告しなければならないということです。

悪い結果であっても、報告することで改善点が見つかるかもしれませんし、上司から打開策を指示されるかもしれません。

なので、結果をすべて正確に伝えるようにしましょう。

例 「○○の資料作成が終わりました。」

理由や経過を具体的に説明する

次のステップでは、理由や経過を具体的に説明していきます。

指示された仕事内容に自分が新しく手を加えたことについて、仕事にたいする意見、現在の状況について、またどうしてそのようになったのか等の理由を説明していきます。

書類などでは、どうしてそのようなデザインにしたのか、レイアウトであったりグラフの使い方を説明すると良いでしょう。

なので、報告する際には書類や資料を用意しておくと完璧です。

例「数字の変化を見やすくするために、この部分はグラフにしてみました。」

意見や感想は事実と分けて話す

自分の意見や感想を言うときは、事実と区別して話さなければなりません。なので「これは私の感想ですが、、、」というような前置きが必要になります。

なぜかというと、自分の意見や感想がすべて正しいとは限らないからです。自分が考えて作りあげた書類でも、ここはもっとこういう風にした方がいいということがあります。

時には自分が正しいと思っていたことが良くないことだということがあるんです。プライベートな場では、問題ありませんが、

職場では大きな問題に繋がりかねません。テレビニュースでも企業の情報交錯が発覚して、取り上げられていますよね。

あれは間違いなく社員が独断で行ったものです。

このように取り返しのつかないことにならないようにするためにも、自分の意見や感想と事実は区別するようにしなければなりません。

報告するときのポイント

自分から積極的に

報告は仕事に一部です。上司や先輩に言われてから動くのではなく、自分からすすんで行うことが大切です。

何事においても、積極性を出すことができる社会人です。

積極性をもって、仕事に励んでくださいね。

仕事を終えたら必ず報告する

報告をすることによって、初めて仕事を終えることができます。例えどんな小さな仕事であっても報告を欠かしてはいけません。

仕事をやり終えたら上司に報告する。これがビジネスの場では常識なので、身に付けておきましょう。

指示した本人に報告する

複数の上司から指示されることはよくあります。そのときに、指示された本人に直接報告するのが基本です。

指示された書類などもきちんと整理して、ごちゃごちゃにならないように上司一人一人からの指示を丁寧に対応していきましょう。

必要なときは中間報告をする

長期の仕事であったり、大きな仕事内容である時には、中間報告をしなければなりません。これをすることで、上司も仕事の進行状況を把握することができますし、

付け足しや修正も行えます。このような中間報告もこまめに行っていくのが好ましいですね。

また、期限に遅れそうな場合や仕事の進め方を変更したい場合などにも、仕事の中間報告をしましょう。

報告のタイミングを学ぶ

ミスやトラブルは早めに報告

ミスやトラブルは早めに上司に報告し指示を仰ぎます。悪いことこそ早めに報告するのが大切で、取り返しのつかないことになる前に、修正しなければなりません。

良くないことこそ報告する意味がありますし、上司も知っておきたいことです。

ミスやトラブルは早めに報告、肝に命じておきましょう。

社外からの報告のとき

社外から報告する場合は電話で行います。外出先から直帰してよいと言われたときなどが当てはまるのですが、

このようなときは、仕事を終えた時点で上司あてに電話をし、完了の報告をします。

無断で帰ることのないように気をつけましょう。

まとめ

先ほども言いましたが、報告という行為をすることによって仕事を終わったことにできます。

なので上司が忙しそうだから、上司と話すのが嫌だからというような理由で報告を先延ばしにしてはいけませんよ。

仕事が終わったらできるだけ早く報告するのがビジネスの場では基本になります。

それから、毎回良い報告ばかりではないと思います。時には、自分に都合の悪いときがあるでしょう。

そんなとき、あなたは上司から怒号を飛ばされるかもしれません、それでも上司が怒ったのはあなたを思いやっているからこそです。

仕事が嫌になるかもしれませんが、焦らず自分のペースで進んでいって下さい。

 

大学生におすすめの記事

下のボタンから大学生専用ページに行けます。ここではホロンブログ内にある大学生向けの記事を一覧にしてまとめていますのでチェックしてみてください。

大学生ページへ!

 

次のページでは「上司からの指示の受け方【できる部下になるための方法】」と「職場の効率的な情報管理の仕方」についてまとめています。

気になる方は次のページへ!

1 2 3